Finanzmanagement-Optimierung: Die Entscheidung zwischen Cloudlösung und On-Premise Installation

Cloud oder Lokal: Die ideale Finanzmanagement-Lösung für Ihr Unternehmen

Die Wahl der passenden Finanzmanagement-Software stellt Unternehmen heutzutage vor eine zentrale Entscheidung: Sollten sie auf Cloud-basierte oder auf lokale Lösungen setzen?

Diese Entscheidung beeinflusst nicht nur die Effizienz des Finanzmanagements, sondern auch die Sicherheit und Kostenstruktur eines Unternehmens langfristig. In diesem Artikel vergleichen wir beide Optionen – Cloud und Lokal – unter Berücksichtigung ihrer jeweiligen Vor- und Nachteile.

Unser Ziel ist es, Unternehmen bei der Auswahl der – für ihre spezifischen Anforderungen und Ziele – optimalen Finanzmanagement-Software zu unterstützen.

Die Cloud (von Englisch „Wolke“) oft auch als „Cloud-Computing“ bezeichnet, ist ein Sammelbegriff für IT-Infrastrukturen, Plattformen und Software, die über das Internet bereitgestellt und genutzt werden, anstatt sie lokal auf einzelnen Computern oder Servern zu installieren und zu betreiben.

Es gibt verschiedene Arten von Cloud-Diensten:

• Infrastructure as a Service (IaaS): Bereitstellung von grundlegender IT-Infrastruktur wie Servern, Speicherplatz und Netzwerken.
• Platform as a Service (PaaS): Bereitstellung von Plattformen für Entwicklung, Test, Bereitstellung und Betrieb von Softwareanwendungen.
• Software as a Service (SaaS): Bereitstellung von Softwareanwendungen über das Internet und/oder via App (Citrixworkspace APP), die die Anwender auf Abonnementbasis verwenden können.

Cloud vs. Lokale Lösungen: Welche Zahlungsverkehrs-Software passt zu Ihrem Unternehmen?

Stehen Sie vor der Wahl zwischen einer Cloud-basierten und einer lokalen Finanzmanagement-Software? Ihre Entscheidung sollte auf einer sorgfältigen Abwägung basieren. Die folgenden Punkte beleuchten entscheidende Faktoren, die Ihnen helfen, die am besten geeignete Lösung für Ihr Unternehmen zu identifizieren.

Wir zeigen Ihnen einen detaillierten Vergleich der Vorteile von Cloud- und lokalen Lösungen im Bereich des Finanzmanagement, um Ihnen eine fundierte Entscheidungsgrundlage zu bieten:

1. Ortsunabhängiger Zugriff: Freiheit und Flexibilität

Das Herzstück des Cloud-Computings ist der ortsunabhängige Zugriff. Egal, ob Ihre Teammitglieder im Homeoffice, unterwegs oder im Ausland sind – sie benötigen lediglich eine Internetverbindung, um auf wichtige Geschäftsdaten und Anwendungen zuzugreifen. Diese Flexibilität ist besonders vorteilhaft für Unternehmen, die ein globales Team oder flexible Arbeitszeiten fördern.

Die Cloud-Technologie ist nicht nur eine Antwort auf die aktuellen Trends des mobilen Arbeitens und der Remote-Arbeit. Unternehmen, die Cloud-Lösungen nutzen, sind auch in der Lage, schnell auf Marktveränderungen zu reagieren und ihre Geschäftsmodelle entsprechend anzupassen.

In einer Welt, in der Anpassungsfähigkeit und schnelle Reaktion entscheidend sind, sind Cloud-Lösungen kein Trend, sondern eine geschäftliche Notwendigkeit.

2. Wartung und Updates: Ein entscheidender Faktor in der Softwareauswahl

Die Wahl zwischen Cloud-basierter und lokaler Software ist auch eine Entscheidung über den Umgang mit Wartung und Updates – ein kritischer Aspekt, der die Effizienz und Sicherheit von IT-Systemen maßgeblich beeinflusst.

Updates in der Cloud-Lösung:

• In der Cloud-Welt erfolgen Softwareaktualisierungen automatisch.
• Cloud-Dienstanbieter übernehmen die Verantwortung für die Wartung der Software, einschließlich Sicherheitspatches und neuen Funktionen.
• Diese Automatisierung entlastet IT-Teams erheblich und gewährleistet, dass die Software immer auf dem neuesten Stand ist, was Sicherheit und Leistungsfähigkeit angeht.
• Unternehmen, die Cloud-Services nutzen, profitieren von kontinuierlichen Verbesserungen ohne zusätzlichen Aufwand oder Unterbrechungen im Betrieb.

Manuelle Wartung bei lokalen Lösungen:

• Lokale Lösungen fordern aktives Management seitens der IT-Abteilung des Unternehmens.
• Softwareupdates und Wartungsarbeiten müssen manuell geplant und durchgeführt werden.
• Dies kann zeitaufwendig sein und der Nutzer oft nicht selbst erledigen. Es erfordert spezialisiertes IT-Personal, was zu internen Abhängigkeiten führt.
• Unternehmen hat volle Kontrolle über den Update-Zeitpunkt.
• Allerdings kann es auch zu Verzögerungen bei der Implementierung wichtiger Sicherheitsupdates führen.
• Updates können temporären Ausfall bedeuten. Ist externer Support notwendig, steht dieser nicht zwingend rund um die Uhr zur Verfügung.

Cloud-Lösungen können in Bezug auf Wartung und Updates eine erhebliche Zeit- und Ressourceneinsparung bieten, während lokale Lösungen mehr Kontrolle, aber auch mehr Verantwortung mit sich bringen. Unternehmen müssen diese Faktoren sorgfältig abwägen, um die beste Entscheidung für ihre individuellen Anforderungen zu treffen.

3. Sicherheit und Datenschutz: Entscheidende Überlegungen für Ihre
Softwareauswahl

In einer Ära, in der Daten gleichbedeutend mit Währung sind, ist die Wahl zwischen Cloud- und lokalen Lösungen auch eine Entscheidung über Cybersecurity und Datenspeicherung. Dieser Vergleich beleuchtet die Herausforderungen und Vorteile beider Ansätze in Bezug auf Datenschutz und Datenintegrität.

Cybersecurity in der Cloud

Cloud-Lösungen bieten in der Regel fortschrittliche Sicherheitsmaßnahmen, die von Spezialisten kontinuierlich aktualisiert und überwacht werden. Anbieter von Cloud-Services investieren erheblich in Sicherheitsprotokolle, um Daten vor Cyberangriffen zu schützen. Diese Maßnahmen umfassen häufig Verschlüsselung, IT-Zertifizierungen, regelmäßige Sicherheitsaudits und strenge Compliance-Richtlinien sowie -Maßnahmen von Rechenzentren.

Für kleinere Unternehmen, die möglicherweise nicht über die Ressourcen für eine eigene IT-Sicherheitsabteilung verfügen, kann dies ein entscheidender Vorteil sein.

Datenspeicherung und lokale Server

Bei lokalen Lösungen werden Daten auf internen Servern gespeichert. Dies bietet Unternehmen volle Kontrolle über ihre Daten und kann als sicherer gegenüber externen Bedrohungen angesehen werden. Die Berücksichtigung der DSGVO-Richtlinien können jedoch nicht an einen Auftragnehmer übergeben werden.

Allerdings erfordert dies auch, dass Unternehmen selbst für die Implementierung von Sicherheitsmaßnahmen und -updates sorgen. Die physische Sicherheit der Server, einschließlich Schutz vor Diebstahl und Naturkatastrophen, liegt ebenfalls in der Verantwortung des Unternehmens.

Die Entscheidung für eine Cloud- oder lokale Lösung in Bezug auf Sicherheit und Datenschutz sollte auf einer gründlichen Bewertung der eigenen Sicherheitsbedürfnisse und Ressourcen basieren.

Während Cloud-Lösungen eine hohe Sicherheit bei geringerem internen Aufwand bieten, ermöglichen lokale Lösungen eine umfassende Kontrolle, erfordern jedoch eine proaktive Sicherheitsmanagementstrategie.

4. Kosteneffizienz: ein Vergleich der finanziellen Aspekte von Cloud- und lokalen Lösungen

Bei der Entscheidung zwischen Cloud- und lokalen Lösungen spielen die Gesamtbetriebskosten eine wesentliche Rolle. Eine umfassende Analyse der Kostenstrukturen ist entscheidend, um die langfristig wirtschaftlichste Option zu wählen.

Gesamtbetriebskosten und Cloud-Abonnement

Cloud- (bzw. Software as a Service)-Lösungen sind oft mit einem Abonnementmodell verbunden, das eine vorhersehbare, regelmäßige Zahlung beinhaltet. Diese Gebühren umfassen in der Regel Wartung, Support und regelmäßige Updates sowie Betrieb- und Lizenzkosten.

Vorteil: Die anfänglichen Investitionskosten sind erheblich niedriger als bei lokalen Lösungen, da keine teuren Hardware-Anschaffungen oder Einrichtungskosten anfallen. Für Start-ups oder kleinere Unternehmen kann dies besonders attraktiv sein, da es die Kapitalausgaben reduziert und damit die Liquidität schont oder erhöht.

Investitionen in lokale Lösungen

Im Gegensatz dazu erfordern lokale Lösungen eine höhere Anfangsinvestition. Diese beinhaltet:

• die Kosten für die Hardware
• die Installation
• und möglicherweise auch für die Lizenzierung der Software
• die Bereitstellung der Systemvoraussetzungen inkl. Server und Serverlizenzen
• Firewall-Lösungen
• Schulungen für SQL-Datenmanagement
• Sowie IT-Zertifizierungen

Obwohl die laufenden Kosten niedriger sein können, da nach der anfänglichen Einrichtung nur Wartungs- und Upgrade-Kosten anfallen, muss doch das Risiko unvorhergesehener Ausgaben, wie z.B. für Hardware-Ausfälle oder Sicherheitsverletzungen, berücksichtigt werden.

Deshalb sollten interne Kosten für die Pflege sowie einen IT- bzw. Kundenservice-Support miteinkalkuliert werden. Zudem müssen sich die Unternehmen vorab darüber Gedanken machen, wie viel Flexibilität sie besitzen, oder ob nicht ausreichend vorhandene Ressourcen gar einen Abteilungsstillstand auslösen. Dieses würde dann bei der Gesamtkostenbetrachtung ebenfalls zu Buche schlagen.

Die Kosteneffizienz der beiden Lösungen hängt also von mehreren Faktoren ab, einschließlich der Unternehmensgröße, des Wachstumstempos und der verfügbaren IT-Ressourcen. Eine sorgfältige Abwägung der Gesamtbetriebskosten und der Investitionsanforderungen ist daher unerlässlich, um die langfristig kosteneffizienteste Lösung zu bestimmen.

5. Skalierbarkeit und Anpassungsfähigkeit: Schlüsselkomponenten für zukunftsfähige IT-Systeme

Die Fähigkeit, sich schnell an neue Anforderungen anzupassen, ist heutzutage von entscheidender Bedeutung. Dies gilt besonders für die IT-Infrastruktur, wo Skalierbarkeit und Anpassungsfähigkeit entscheiden können, ob ein Unternehmen in der Lage ist, mit dem Geschäftswachstum Schritt zu halten.

Geschäftswachstum und Cloud-Skalierung

Cloud-Lösungen sind in ihrer Natur hoch skalierbar, was bedeutet, dass sie die Fähigkeit besitzen, sich flexibel an verändernde Anforderungen hinsichtlich der Rechenleistung, des Speicherplatzes oder anderer IT-Ressourcen anzupassen. Sie ermöglichen es Unternehmen, ihre IT-Ressourcen nahezu in Echtzeit zu erweitern oder zu reduzieren, um den wechselnden Anforderungen gerecht zu werden.

• Diese Flexibilität ist besonders wertvoll für schnell wachsende Unternehmen oder solche mit schwankenden Geschäftsvolumen. Durch die Nutzung von Cloud-Diensten können Unternehmen ihre IT-Infrastruktur ohne die Notwendigkeit großer Investitionen in Hardware oder langfristige Verpflichtungen schnell anpassen.

Lokale Lösungen und Skalierungsbeschränkungen

Im Gegensatz dazu kann die Skalierung lokaler IT-Infrastrukturen komplexer und kostspieliger sein. Denn Hardware-basierte Systeme erfordern physische Erweiterungen und oft auch eine längere Vorlaufzeit für die Beschaffung und Installation neuer Ressourcen.

• Dies kann insbesondere für kleinere Unternehmen eine Herausforderung darstellen, da die Kapitalausgaben und der Wartungsaufwand mit der Erweiterung der Infrastruktur steigen.

Lokale Lösungen bieten Stabilität und Kontrolle, können aber in Bezug auf schnelle Anpassungsfähigkeit und niedrige Vorlaufkosten weniger wettbewerbsfähig sein. Die Skalierbarkeit und Anpassungsfähigkeit von Cloud-Lösungen macht sie vor allem für dynamische und wachsende Unternehmen zu einer attraktiven Option.

6. Leistung und Geschwindigkeit: Cloud vs. Lokal

Die Leistung und Geschwindigkeit von IT-Systemen sind entscheidende Faktoren für die betriebliche Effizienz. Insbesondere in Bezug auf Netzwerkleistung und Verarbeitungskapazität zeigen sich signifikante Unterschiede zwischen Cloud-Servern und lokalen Servern.

Netzwerkleistung: Die Cloud-Ära

Vorteil: Cloud-Server bieten in der Regel eine hohe Netzwerkleistung, die für Unternehmen mit einer großen Menge an Datenverkehr und Transaktionen entscheidend ist. Ein wesentlicher Vorteil der Cloud-Technologie ist die Möglichkeit, Ressourcen dynamisch zu skalieren, um Spitzenlasten zu bewältigen.

Nachteil: Die Leistung kann von der Qualität der Internetverbindung abhängen, was zu Schwankungen in der Geschwindigkeit führen kann, insbesondere in Gebieten mit eingeschränkter Bandbreite.

Verarbeitungskapazität von lokalen Lösungen

Vorteil: Lokale Server bieten eine direkte Verarbeitungskapazität, die unabhängig von der Internetverbindung ist. Dies kann besonders wichtig sein für Anwendungen, die eine schnelle Datenverarbeitung erfordern oder in Umgebungen, in denen eine konstante Hochgeschwindigkeits-Internetverbindung nicht gewährleistet ist.

Nachteil: Die Herausforderung besteht darin, dass die Kapazität der lokalen Server begrenzt ist und Erweiterungen sowohl zeit- als auch kostenintensiv sein können.

7. Backup und Datenwiederherstellung: Der wohl wichtigste Faktor

Last but not least kommen wir zu einem Punkt, der in der digitalen Welt ein unverzichtbarer Lebensretter darstellt. Es ist das Horrorszenario jedes Unternehmens: wertvolle und sensible Unternehmens- und Kundendaten sind plötzlich verschwunden.

Ein Albtraum, nicht wahr?

Genau hier zeigt sich die wahre Bedeutung von Backup und Datenwiederherstellung, die in der heutigen digitalen Ära nicht weniger als ein Rettungsanker sind.

Es ist die beruhigende Gewissheit, dass Ihre digitalen Schätze – in Form ihrer Finanzen und Bilanzen – sicher aufbewahrt und im Notfall als Lebensversicherung schnell wiederhergestellt werden können.

• Der Vergleich der Backup- und Wiederherstellungsoptionen zwischen Cloud- und lokalen Lösungen ist wie das Abwägen zwischen einem hochmodernen Tresor und einem traditionellen Schließfach.

Beide haben ihre Vorzüge, doch hinsichtlich Zuverlässigkeit, Effizienz und vor allem im Hinblick auf die Schnelligkeit bei der Rettung in einer Notlage können entscheidende Unterschiede bestehen.

Wir zeigen Ihnen, welche Lösung Ihr Rettungsanker sein könnte:

Rettungsanker Cloud-Speicherung: Sicherheit und Effizienz

Cloud-basierte Lösungen bieten in der Regel integrierte Backup- und Disaster-Recovery-Funktionen.

Ein großer Vorteil einer Cloud-Speicherung ist die automatische und regelmäßige Sicherung von Daten, die außerhalb des lokalen Netzwerks gespeichert werden.

• Dies bietet einen zusätzlichen Schutz vor lokalen Katastrophen wie Bränden oder Überschwemmungen oder Hacker-Angriffen
  • Zudem ermöglichen Cloud-Dienste in der Regel eine schnellere und effizientere Datenwiederherstellung, da die Wiederherstellungsprozesse oft einfacher und weniger zeitaufwendig sind.

Werden SaaS-Lösungen eingesetzt, kommen noch zwei weitere Vorteile zum Tragen. Zum einen können hierbei Daten nicht nur wiederhergestellt, sondern auch sofort dem Kunden zur Verfügung gestellt werden.

Zum anderen kann eine „Software as a Service“-Lösung jederzeit mit lokalen Netzwerken verbunden werden. Die ausreichenden Sicherheitsrichtlinien werden z.B. über die Citrix workspace App berücksichtigt.

Lokale Software-Lösungen: Kontrolle und Herausforderungen

Bei lokalen Backup-Lösungen haben Unternehmen die volle Kontrolle über ihre Backup-Prozesse und -Daten. Diese Lösungen erfordern jedoch:

• eine größere Investition in Backup-Infrastruktur und Management
  • können anfälliger für physische Schäden sein
  • die Wiederherstellung von Daten kann zeitaufwendiger sein, besonders wenn die Backups nicht regelmäßig getestet werden

Entscheidungshilfe: Cloud vs. Lokale Lösungen im Finanzmanagement – auf einen Blick

Kriterium	Cloud-Lösung	Lokale Lösung
Ortsunabhängiger Zugriff	Ermöglicht globalen und mobilen Zugriff bei Internetverbindung.	Zugriff nur innerhalb des Netzwerks, via RDP oder APP (z.B. Citrix workspace APP)
Wartung und Updates	Automatische Updates und Wartung durch den Dienstanbieter.	Manuelle Updates und Wartung durch eigene IT-Abteilung oder externen Kundenservice/Support
Sicherheit und Datenschutz	Fortgeschrittene Sicherheitsmaßnahmen und kontinuierliche Überwachung durch den Anbieter.	Volle Kontrolle über Sicherheitsmaßnahmen, jedoch eigene Verantwortung für Umsetzung und Wartung.
Kosteneffizienz	Niedrigere Anfangskosten, laufende Abonnementgebühren.	Höhere anfängliche Investitionen, aber potenziell niedrigere laufende Kosten.
Skalierbarkeit und Anpassungsfähigkeit	Einfache Skalierbarkeit und Anpassung an Geschäftsanforderungen.	Erweiterungen sind oft kosten- und zeitintensiv.
Leistung und Geschwindigkeit	Abhängig von der Internetverbindung, aber schnelle Skalierungsmöglichkeiten.	Direkte Verarbeitungskapazität, unabhängig von der Internetverbindung.
Backup und Datenwiederherstellung	Integrierte, automatisierte Backup- und schnelle Wiederherstellungslösungen.	Volle Kontrolle, aber komplexere und potenziell langsamere Wiederherstellungsprozesse.
Betrieb und Support/Service	durch den Dienstleister gewährleistet	interne IT/Administration

Moderne Flexibilität mit „windata as a Service in der windata-Cloud“ – Die Vorteile unseres Produkts windata as a Service SQL

In der Diskussion um Cloud- versus lokale Lösungen für Finanzmanagement-Software, spielt – wie wir bereits erörtert haben – die Flexibilität eine entscheidende Rolle. Hierfür haben wir mit „windata as a Service“ eine interessante Lösung im Portfolio.

Mit windata as a Service als Cloud-Variante der Softwarelösung windata professional 9 SQL können Sie die Grenzen traditioneller Softwarelösungen überschreiten.

Die Vorteile von windata professional 9 SQL:

• Diese Cloud-Lösung ermöglicht Ihnen einen multibankfähigen Zugriff auf Ihre Finanzdaten und Online-Banking-Funktionen, unabhängig von Ihrem Standort oder dem verwendeten Endgerät.
• Die Bedienung erfolgt über eine intuitive, menügesteuerte Benutzeroberfläche, die keine lokale Installation oder Datenspeicherung auf Ihrem Gerät erfordert. Egal, ob Sie von einem Tablet, iPad, PC oder aus dem Homeoffice arbeiten, Sie haben stets Zugang zu den aktuellen Daten.
• Die Sicherheit Ihrer Daten wird durch den Einsatz moderner Citrix-Technologie gewährleistet. Dies bietet Ihnen einen verschlüsselten Zugang per 2FA zu einer persönlichen Serverumgebung in einem zertifizierten Rechenzentrum in Deutschland.
• Ein weiterer Vorteil von „windata as a Service“ ist die Übernahme der Administrationsaufgaben. Datensicherung und Softwareaktualisierungen werden von windata übernommen, was Ihnen erhebliche Verwaltungsarbeit erspart.
• Darüber hinaus ist windata aus dem Rechenzentrum plattformunabhängig. Es unterstützt verschiedene Betriebssysteme und Anwendungen, einschließlich Windows, Mac, Linux und mobile Plattformen. Dies unterstreicht die Flexibilität und Benutzerfreundlichkeit von „windata as a Service“ und macht es zu einer überzeugenden Lösung für Unternehmen, Verwaltungen und Kommunen, die eine effiziente, sichere und flexible Finanzmanagement-Software suchen.
• Mit windata as a Service nutzen Sie alle Funktionen und Ansichten aus windata professional 9 SQL. Die Nutzung ist in zwei Varianten möglich:
• browserbasiert und damit autark oder
• über die Citrix workspace APP mit Zugriff auf Windowsdrucker und lokale Netzlaufwerke für den sicheren Datenaustausch mit den flexiblen windata Schnittstellen und Automatisierungen. (Import/Export)